RFID智能文件管控可實現對重要檔案文件的定位管理、智能存取、智能盤庫、在線監控、RFID自動識別等功能。目前一般采用智能文件柜進行快速識別文件檔案信息，通過在柜體安裝RFID讀寫設備進行自動采集，讓檔案管理更加智能化、安全化、規范化、自動化，RFID技術讓檔案管理更加智能化。

檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，通過不斷完善檔案管理機制，發揮檔案管理作為無形資產在企業管理的關鍵性作用。作為構建“物聯網” 的關鍵核心技術之一，RFID技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了助推作用。

檔案管理應用RFID技術的優點

1.快速、準確定位：在移動點檢設備上存儲有整個檔案室的地理分布圖，將會對所查檔案做出地理定位指示，實現快速查找及歸檔操作。

2.輕松盤點：使用RFID點檢設備可以快速的完成檔案的盤點、查錯、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時可以提高檔案管理工作效率、降低外借歸檔時的差錯率。

3.檔案信息準確記錄：檔案經手人、借閱人、借出、歸檔時間等均為系統自動登記完成的，防止手工差錯的同時保證檔案管理信息系統原始數據的準確性，并可提供檔案狀態的實時查詢、報表打印。

4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應用RFID技術實現檔案管理現代化，自動化，增加工作效率的同時減少檔案管理員的勞動強度，幫助館員實現自動化的批量檔案借出，歸檔登記工作

5.檔案RFID標簽存儲信息更改自如：電子標簽存取數據容量大，并且存儲信息更改自如，為檔案屬性等信息管理提供方便。

6.安全保障：檔案管理人員要通過身份驗證登陸RFID檔案管理系統后，才可對檔案進行借出，歸檔的操作，對于檔案的非法外帶，系統將報警提示。標簽信息亦可加密。

一般文檔常見的應用智能文件柜功能

文件的定位與指引：通過內置的RFID讀寫器和天線實時感應貼有RFID電子標簽的檔案文件位置;

權限管理：柜體裝有電控鎖，通過RFID卡或指紋、密碼等進行開門權限管理;

實時監控：當發生錯誤存取檔案文件時，系統均會發出語音提示和指示燈報警;

智能文件柜主要應用在金融行業：銀行重要抵押文件管理、銀行重要憑證印鑒卡管理、證券重要文件管理;政府單位：安全部門檔案管理、公安政法檔案管理等;其他行業：汽車合格證管理、企業保密檔案管理、企業重要合同協議文件管理等。

RFID技術實現檔案資料智能管理信息化，快速對檔案進行采集，例如檔案日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務。RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化管控，實現了高效率的工作流程。RFID技術提高檔案管理整體的業務管理能力、實現數據共享、提高對檔案管控效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動成本，為檔案管理提供了更為便捷有效的管理模式。
責編AJX