近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

（一）、檔案編目流程

傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案袋的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案袋內。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案袋謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

（二）、檔案存放次序易被打亂

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

（三）、檔案查閱耗時長

隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

（四）、檔案的盤點操作不科學

由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案袋內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案袋的數量。但在每個檔案袋內存放的檔案種類、數量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案袋進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。

（五）、對失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價值體現的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準確，使得失效檔案不能被及時發現和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

近幾年來各單位檔案信息化建設開展得如火如荼，各單位的信息化建設都取得了一定程度的進步。但大多實現軟件信息化管理，并未在本質上提高檔案管理效益。通過對館藏紙制檔案掃描實現檔案的數字化，然后通過軟件實現對數字化后檔案的檢索利用，條形碼技術實際上也并沒有在檔案管理中廣泛的應用。隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發展，在現有的技術條件下，把RFID技術和數字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。

二 RFID技術簡介

RFID（RadioFrequencyIdentification），即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

三 RFID智能檔案館管理功能簡介

從以上RFID在圖書管理行業等中的成功應用可看出，將RFID應用在檔案管理中，有其借鑒性和可行性。檔案館管理中可以在幾個方面來使用RFID技術：

（一）、實體檔案的統計：通過RFID讀寫設備在標簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標簽，同時，通過無線網絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數據庫。這項工作完成后，工作人員在統計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統，不再需要核對每一個案卷。

（二）、實體檔案的管理：通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，如果實體檔案未經過授權出庫，系統就會馬上與保安系統連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經過授權的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進行統計。

（三）、與數字檔案館項目的對應：一方面，可以在標簽中寫入檔案的數字化信息，這樣在檔案數字化過程的調卷和還卷過程中只需要掃描標簽就可以做的不錯掃，不漏掃。另一方面，標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，系統就會直接把這些檔案的信息發送到終端上，庫房人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實現快捷，準確的調檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實現檔案架自動打開檔案所在架，調檔人員根據智能檔案架指示燈指示打開架內找到需要檔案，整個過程10秒即可完成。其次，檔案在借閱過程中可以通過讀取標簽信息的門禁系統保證檔案不會被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。

四 智能檔案館管理系統特點

（一）、非接觸式數據采集

RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案袋，只需通過智能檔案管理系統盤點檔案架上檔案，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

（二）、快速掃描且一次性數據處理量大

RFID讀寫設備可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如讀寫器可以每秒讀取100個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。

（三）、標簽信息容量大可重復使用

與傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫，而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。

（四）、安全性高

標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，并且標簽指示加密技術，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

（五）、抗污染性能強和耐久性

傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染損壞，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污染損壞。

（六）、體積小型化、形狀多樣化

由于RFID識別標簽可制作貼紙型，具有超薄、尺寸小特點。此外，RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。

（七）、可重復使用

現今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。

（八）、穿透性和無屏障閱讀

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼

（九）、標簽具有EAS防盜功能

配合智能安全檢測門，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。目前我國軍隊檔案信息化建設作為目前全軍檔案工作的工作重點，為改善目前軍隊檔案管理效率，推進RFID在全軍檔案管理中的應用已成為必然趨勢。

五 智能檔案管理系統應用效率

依靠智能檔案管理系統極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

借助智能檔案管理系統，通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

智能檔案管理系統的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能密集架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

智能密集架出現將RFID技術在檔案館中的應用價值發揮到了最大，實現了真正意義上的“數字化檔案館”。

來源：申江萬國