隨著全球信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，提倡“低碳、環(huán)保”呼聲的愈漸強烈，為適應(yīng)信息化時代高速發(fā)展的進程，我國的會議模式無論政府或者公司都已經(jīng)開始由“傳統(tǒng)紙質(zhì)會議”向“智能無紙化會議”進行演變。

不論召開何種會議，會議資料的管理一直是會議從準(zhǔn)備到召開再到結(jié)束當(dāng)中各個環(huán)節(jié)的重中之重。而在當(dāng)前的傳統(tǒng)紙質(zhì)會議模式中，會議資料管理仍處在傳統(tǒng)的文檔管理方式的階段。在這種傳統(tǒng)的文檔管理方式下，每到召開一次常規(guī)會議時，負責(zé)會前準(zhǔn)備的人員都需要依據(jù)相關(guān)要求將會議資料打印出來并裝訂成冊再歸納好，到會時再將會議資料分發(fā)至各參會人員手中。

無紙化會議系統(tǒng)是使用基于移動互聯(lián)網(wǎng)的無紙化會議交互系統(tǒng)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實現(xiàn)會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統(tǒng)涵蓋的設(shè)備包括音響系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、云朵會議系統(tǒng)、提供會議服務(wù)和會議輔助工具的軟件系統(tǒng)以及每個席位的屏幕升降或翻轉(zhuǎn)系統(tǒng)、用于公共顯示的投影系統(tǒng)或拼接屏，此外網(wǎng)絡(luò)交換機、中控系統(tǒng)、影碟機、視頻矩陣也是會議室中經(jīng)常需要配置的設(shè)備。

會議系統(tǒng)在會議中的應(yīng)用

分享和上大屏控制：

“分享”是將自己（發(fā)起端）的操作界面發(fā)送到其他與會者（被發(fā)起端）顯示屏上，發(fā)起端可以控制允不允許被發(fā)起端返回本地畫面進行其他操作。

登陸界面也是pc端顯示

會議簽到：顯示會議基本信息，個人信息，可自動簽到，也可以手寫簽到。

會議文件：

按議題顯示所有的會議文件，自由查看文件、同步瀏覽文件及對文件進行批注等。并提供了“U盤上傳”功能，為會議中臨時上傳會議資料提供了窗口，保障了會議資料臨時更新的便利性。

會議通知：

后臺給某位與會者或者全體與會者發(fā)送的通知，適用于手機關(guān)機等不方便打擾的情況下，可以由后臺會議服務(wù)人員發(fā)送信息給與會者。

會議投票：

會議議題討來完畢，主持人模塊里可發(fā)起會議投票，其他與會者只能瀏覽投票結(jié)果。會議投票功能支持實名投票、匿名投票；也可設(shè)置多選項投票。投票結(jié)束后自動公布投票結(jié)果。投票結(jié)果可以有多種呈現(xiàn)方式，列表、柱狀圖、餅狀圖等。

會議文件管理

每個會議包含多個議題，每個議題下包括多個資料文件。還可以查看特定議題下的資料信息。

資料針對著每個議題，一個議題能包含多個資料，上傳資料的格式支持Word、Excle、PPT、PDF、MPG4、JPG，同時為了方便資料上傳，上傳的文件也支持壓縮包形式。用戶針對每個文件可以查看、下載、刪除等操作，當(dāng)然也包括了添加新資料。

參會人員管理

在與會人員標(biāo)簽下可以查看與會者的相關(guān)信息并對與會者信息進行設(shè)置；同時也可以查看與會者的簽到時間以及更新前屏內(nèi)容。

審核編輯：符乾江