對于職場人來說,相信團隊協作是被強調和出現頻率最高的詞匯之一。事實亦是如此,在日常工作中,職場人常常需要面臨“團隊挑戰”。比如為了完成一個項目,要集合多人的力量,使整個團隊完成超越當前或以前所完成的工作。而在集體推進工作中,大家的共同主題進程便是:一起工作→每個人承擔各自工作→取得共同結果。

顯然,在整個進程中,盡管每個人都有不同工作,但要保證項目完成,取得結果,是離不開團隊協作的,且團隊協作是取得結果的最高效方法。雖然邏輯上是如此,但要實現起來,卻仍要面對多種挑戰。接下來,我將會通過飛項這款團隊協作軟件,來具體分析問題及提供解決方法。

第一種:團隊信息不對稱

在多數的團隊協作中,信息觸達出現延時或者不統一往往會引發事故,這是因為一個大型項目的前置信息是比較巨量的,如果信息的觸達出現了分層,即所有人得到信息的時間點、信息含量等不同時,項目在啟動階段便將遇到阻力。那么,在飛項這款團隊協作軟件中,它是怎么解決的?

在飛項中,其實在用戶創建事項成功的那一刻,項目的工作劃分及信息便已同步給所有協作人員,在創建項目時,用戶可以對項目的命名、背景及目的等進行填寫及描述,這一點可以讓所有成員清晰明白“我們要完成什么”。

而在事項創建界面中,飛項還貼心地增加了子事項添加功能,眾所周知,所有的大項目工作都是非常繁雜的,中間交織著眾多崗位所需負責的不同工作,子事項的加入,則可將整個項目根據工作性質進行細致拆分。

同時,為了加強觸達,在項目創建成功后,所有受邀參加項目的人員將同時在自己的飛項事項列表中看到項目,這是其一,其二,為了加強觸達,飛項還支持用戶在拆分的子事項工作中,進行相應崗位人員的調配,比如在下圖展示的項目中,活動方案的撰寫工作勢必需要活動策劃這一崗位人員來完成,那么,發起者便可在子事項中通過點擊“邀請協作人”來進行工作分配信息的觸達。

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值得一提的是,為了再次加強觸達效果,在完成整個項目的基本背景、主題等信息傳達,以及分工信息傳達后,飛項還建立了一個有效的溝通機制,即在項目創建成功后,所有參與者將同時進入一個溝通群聊中,在這里,所有的臨時決定、信息通知、信息分享及工作交接等,均可在此進行展示及互通有無。

也就是說,所有成員均可處在一個公開透明的環境下,收取跟項目所有的相關信息,這將使得團隊協作的信息觸達得到增強,團隊協作效率及準確性得到提升。值得注意的是,除了整個項目會成立群聊,子事項亦會成立相對應的群聊。

第二種:溝通無重點

高效及有效溝通相信也是大多數職場人聽到“耳朵生繭”的兩個詞匯,但說歸說,在溝通中吃過虧的職場人還是占大多數,溝通所面臨的難題就是,傳達不精準,信息經過層層傳達后,到了執行層耳朵里的時候,往往已經偏離初始需求。

針對這個問題,飛項的做法很簡單,一是通過上文提到的子事項創建及工作分配來確定需求,二則是通過群聊具備的諸多功能,來進行需求的一級傳達。一級傳達具體指的是需求從發起方直接傳達至執行層,而非通過層層傳達,這一點群聊已滿足初始需求,而群聊中所具備的@相關人、引用事項及重點標識等功能,則可使項目發起者有針對性地傳達需求,此外,發布公告則可將團隊需求在同時間內一級傳達給所有人,使協作成員能夠在第一時間獲取需求。

而重點標識則可以實現對溝通過程中需要協作人留意的信息,進行劃重點處理,這樣當協作人沒有及時留意群里信息的時候,也無需再去爬樓翻找重點,直接點擊【重點】,就可以秒get掌握所有重要信息。

簡而言之,借助這些小功能,發起者和所有成員間將消除多級傳達帶來的無效溝通,且還能進行針對性溝通及群體性溝通,使需求傳達變得直接且精準,而成員在這種環境下收取到需求時,無疑能迅速響應,確保工作在正確的軌道上推進,從而使整個項目結果的呈現變得精準且正向。

第三種:進展不清晰

進展不清晰源于對工作掌控較弱,盡管工作到位,但卻無法通過整合來把控全局,導致工作是做了,但卻搞不清楚工作做到什么層面、哪個步驟、還剩多少等。為此,飛項貼心地推出脈絡圖功能,用戶僅需在事項詳情內點擊“脈絡圖”便可進入顯示界面,查看整個事項的所有子元素及承接人等。且脈絡圖中會顯示完成進度,比如幾人接受、幾人完成等。如此一來,整個工作的進展將清晰且完整地掌控在用戶手中,從而避免工作進展不清晰的問題出現。

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總結

其實面臨團隊挑戰時,所需具備的因素條件有很多,而上述中的溝通及觸達,是其中最為重要的兩個因素。此外,更多提升團隊協作效率所具備的因素,在飛項中亦有所體現,而要將其全部挖掘,就要通過使用飛項這款團隊協作軟件來慢慢發掘了。

審核編輯：符乾江