很多時候我們在談電子簽約能給企業帶來哪些價值時,大多圍繞“降本增效”和“安全合規不可篡改”的方向展開。而文章開篇提到的這些恰恰經常被用來闡釋這兩個維度。這些聽起來相對容易理解,也確實是企業關心的問題。關于電子簽約的應用價值,一家融資租賃企業做了一份數據總結:“應用電子簽約后,跟一家代理商簽約一年可節省60萬的郵寄打印費,現在只在10家代理商中應用了電子簽約,一年共節省了600萬。后續打算推廣至60家代理商。”

算下來,這確實是一筆不菲的費用。但如果深究,我們發現前面只是冰山一角,能闡述“降本增效”這個價值點的維度遠不止此。正如“簽約提效可節省15天的資金流轉周期”類似的反饋所呈現的那樣,電子簽約對企業的影響遠比我們看到的“節省郵寄打印成本”要多。而這種“多”是建立在不同行業、不同企業各自應用場景之上的。

拿其中的供應鏈場景來說。前不久,我們訪談了一些企業,在這過程中意識到“哪怕大家都將電子簽約應用在了供應鏈場景,后續所產生的效應也不同。”可以說電子簽約在每家企業都有自己的專屬故事。下面要說的這則案例調研,來自一家早在2017年就開始使用上上簽電子簽約的大型連鎖零售企業。

一、在普遍關注供應鏈提效時,簽約痛點被放大

供應商簽約場景

在剛剛過去的“2021中國零售業供應鏈年會“上,中國連鎖經營協會彭建真秘書長分享了對協會理事會關于供應鏈話題的調研。調研結果顯示,在企業負責人最關注的供應鏈話題里,排在首位的是“提升企業供應鏈效率的數字化應用”,包括供應鏈自動化和智能化。作為國內連鎖商超的頭部企業,這家企業自成立伊始就極其注重用數字化手段完善供應鏈科技體系。20年間集團業務已覆蓋全國29個省份,500多個城市,超市數量達到1000多家。

如此迅速的發展更多的得益于集團長久以來對數字化建設的投入。在連鎖商超行業,這家企業是較早開始實踐電子簽約的品牌之一。其擁有國內完善的供應鏈管理體系,在供應商資質審核、入駐合作、訂單簽署、對賬結算和金融服務等業務場景均存在簽約需求。

考慮上線電子簽約,主要是面臨以下挑戰:

企業的供應商超過2萬家,簽約單據數量龐大。最初是基于傳統 UKEY 解決方案,將電子簽約應用于供應商貸款服務中,但這種方式存在運維成本高、簽署體驗不佳、系統兼容性差等制約因素,申請 UKEY 的時長甚至要久于合同簽署,無法適應企業信息化建設及業務線上化簽署的要求,所以一直無法有效地推廣起來。因此決定引入上上簽電子簽約,打造供應鏈“云簽”服務,在實現線上便捷簽署的同時解決以下幾方面業務問題:

1. 合同數量大、簽署頻繁,簽訂過程周期長

除了與各供應商之間簽訂長期合作協議外,企業還會根據商品銷量隨時下單并定期結算。商品的品類不同結算周期也不盡相同,結算周期短則按周,長則以月計。甚至有大宗貨物需要提前囤積時還要當天結算,因此單據數量巨大。在原有的業務流程中,結算單據需要線下進行,由供應商指派專人定期攜帶印章前往現場線下核對并進行簽署,這樣增加了供應商結算的工作量,也使得結算時間大大延長。

針對以上情況,這家企業在供應商管理平臺中,通過接入上上簽電子簽約服務,搭建了“云簽”模塊,將供應商入駐、資質審核、在線簽約、訂單管理及對賬結算實現一體化線上服務。供應商通過平臺賬號進行線上核對,及時反饋疑議,無需再指派人員往返現場,在線用印即可完成簽署。

采用云簽方式后主要有兩方面價值：(1)在簽署形式上,相關負責人在線即可完成合同預覽和審批,驗證碼確認完成簽署,全程操作簡單快捷,提升了內部員工和外部合作伙伴的簽署體驗;(2)在簽署流程上,減少了供應商線下在各部門之間往返修訂及核驗的繁瑣流程,通過轉為系統引導,極大提高了簽約效率。

2. 供應商資質審核周期長,審核及存管成本高

該連鎖零售企業合作的供應商規模各異且遍布全國。在有新商家與其合作前,企業需要對供應商進行資質審查。以往采用郵寄的方式收集,但存在著諸多潛在風險。譬如,難以鑒別資質真偽,無法及時獲悉供應商業務人員的變更,資質有誤重新郵寄加長了業務審核周期,沒有及時更新供應商變更的主體信息等。上線電子簽約后,企業統一要求其供應商在注冊后在線提交資質材料,通過科技手段實名認證的方式對信息進行核驗、初篩后,再由自身的業務人員進行審核。這樣在加快注冊和審核進程,減輕業務負擔的同時,規避了資質及信息被篡改冒用的風險。

并且,后續供應商資質如有變更,也可以在線核驗并要求供應商重新提交。這家企業的供應鏈系統為商家提供了完善的平臺管理體系,對于大型供應商支持自主分配企業成員的用章權限,可根據企業實際業務流程自主按照商品品類和所屬區域設定用印人員。此外,也支持供應商在系統中自行維護信息的變更,在保障業務靈活度的同時,最大程度節約了運維成本。

除供應商簽約場景,其他線上簽約場景也很多

完善的供應鏈體系是這家企業能成為商超行業龍頭的核心優勢,其供應鏈場景除上述供應商入駐業務外,還涉及產地采購、內供外銷、物流運輸以及金融服務等各環節。在完成供應商入駐協議及對賬單相關場景的線上流程改造之后,這家企業陸續向集團內其他業務線進行了電子簽約推廣。先后應用于人事場景、物流運輸場景、供應鏈金融等場景。

人事場景:企業在全國20多個省市擁有上千家門店,員工超過 10 萬人。簽約主體地域跨度大,人員受教育程度參差不齊且流動性高。因此將人事合同搬移至線上后,不但可以減輕各門店的人工成本,還能夠實現合同的線上管理和統一用印管控。供應鏈金融場景:集團專門為其供應商提供金融服務,服務內容涉及小額貸款、金融產品、消費貸款以及抵押貸款等場景,通過提供便捷的低息貸款,幫助供應商緩解資金緊張,建立良性的供應鏈生態。

2020年,企業在金融場景的合同類型較多,對簽約時效性要求非常高,電子簽約的引入,為供應鏈金融業務的開展提供了強有力支撐。另外,這家企業在物流場景也開始應用電子簽助力業務的開展。

02. 企業應用電子簽約的價值反饋

如前面所呈現的那樣,在 2017 年引入上上簽電子簽約后,這家企業優先在相對復雜的供應商入駐和簽署量巨大的對賬場景中采用了“電子簽約”,完善了從資質審核、證書發放、在線簽署及后續合同在線管理的全流程管理鏈條。上上簽電子簽約的產品解決方案和系統成熟度,得到了企業方面的高度認可。經企業反饋,電子簽約對其業務和管理的價值主要體現在以下幾方面:

1. 縮短簽約周期,優化簽約體驗，以往在月底結算時大量供應商人員需前往現場進行訂單核對,效率低下且容易出錯。對于部分對印章管控嚴格的供應商而言,還需將單據郵寄至其公司加蓋后寄回,一旦有數據錯誤就需要重新打印和郵寄,不僅操作不便且延長了簽署周期和結算周期。上線電子簽約后,簽約時間縮短至 24 小時內,如有異議支持在線申訴,可及時修改,完成簽署。

2. 合同內容統一管控,釋放人力，原線下簽約時,合同的修訂、審批與復核時間周期較長,線下審核效率低下,往往一個部門需設置4-5位員工,專人負責合同內容的核對、合同掃描、歸檔和存管等工作。轉為線上簽署后,可由模板控制內容,審核人員減少至1人,其僅需關注付款周期、返點比例等主要變量即可,規避了合同被篡改的可能。

3. 適應企業全面數字化轉型，據企業介紹,公司將信息化建設視為下一階段發展的首要任務。技術方面,目前應用的云計算、大數據分析等系統。業務模式方面,掌上APP、配送到家等,無不是為企業的數字化轉型服務。而電子簽約作為信息化的“最后一公里”,打通了業務的最后簽約環節,助力企業完成全面的線上數字化轉型。

電子簽約甚至會幫企業解決一些意想不到的問題,下面就是來自一位上上簽電子簽約項目經理的反饋:

類似這種的電子簽約實踐故事有不少,而這也讓我們感受到了來自電子簽約的魅力。

回答文章標題和開篇所提到的,電子簽約的價值點不僅僅是簡單地將紙質合同變成電子合同,更是對其業務管理與運營管控的一次經營革新:規避合同篡改風險,優化業務流程,減少事務性工作,實現數據線上管理,杜絕印章被亂用的可能。有助于企業從源頭上規范其供應鏈,進一步實現精細化管理,提升渠道運營效率。

fqj