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還在用 Word 和 Excel 管理需求和測試？你以為方便，實則隱患重重！

本文源自 perforce.com，由Perforce 中國授權合作伙伴——龍智翻譯整理，旨在提醒廣大研發小伙伴們，是時候告別低效的手動工具，擁抱專業 ALM 解決方案了！

有些企業使用 Word 和 Excel 來跟蹤需求、問題和測試。但隨著產品和軟件可追溯性的復雜度增加，手動工具已經難以勝任。特別是在開發流程日益復雜的當下，繼續依賴舊式的手動跟蹤方法會帶來諸多挑戰。

如果你正面臨以下問題，那么，是時候升級到諸如Perforce ALM的現代化可追溯性解決方案了！

1.有人在你不知情時修改了文件

在微軟的辦公套件中，變更很容易被忽視。其他團隊可能修改了內容卻沒有告知你。雖然可以啟用“修訂”功能來追蹤改動，但如果作者忘記開啟這個功能，或者多人同時編輯同一份文檔，這種方法就無效了。這些文檔中未記錄的修改可能會導致返工，并使合規性驗證變得異常困難。

2.你需要花費大量時間確保測試覆蓋率

產品團隊通常使用Word列出需求，而QA團隊則在 Excel 中設計測試用例。當內容繁多時，要準確匹配這兩者就會非常困難——你基本上需要手動將 Excel 中的行與 Word 中的非結構化文本進行一一對應，最終仍難以確認是否已充分測試了需求。

3.你找不到歷史資料

使用微軟工具保存文件時，可用的定義字段有限，無法實現細致的分類和高效排序。此外，如果有人未遵守命名或保存規范，歷史文件就會更加混亂。當你需要在數百個文件夾和文檔中查找信息時，很可能會一無所獲。

4.你在重復“造輪子”，而不是復用已有資產

你花費了大量時間撰寫需求和測試用例。其中一些內容本應可以復用以節省時間。但正如上一點所說，如果舊資料難以查找，你就不得不額外花時間去確認是否已存在相關內容，最終卻往往徒勞無功，只能重頭再來。

5.你的格式不一致（說的就是你，Word！）

A團隊負責開發產品A，B團隊負責開發產品B。他們各自都在 Word 中編寫 PRD（產品需求文檔），但格式各不相同。兩者的格式差異使得統一指標的提取痛苦不堪——當一個團隊寫需求，另一個團隊寫用戶故事，且粒度不一時，你根本無法衡量團隊效率。這些PRD（或MRD、SRS、Epic等）簡直像是用不同的語言寫的，根本無法比較。

6.你需要花大量時間制作可追溯性報告

對于受監管的行業而言，需求、問題與測試用例之間的可追溯性至關重要。若手動生成報告，每年大約要耗費兩周的時間。（相比之下，自動化追溯僅需幾分鐘就能完成。）

7.你的團隊需要遠程辦公

當遠程團隊依賴 Word 和 Excel 進行跟蹤時，溝通和責任劃分往往會變得低效且混亂。你無法分配任務、自動發送通知，甚至都難以查找指令。最終只能依靠郵件、即時消息或短信來追蹤進度和責任歸屬。

8.你的團隊正在擴大

坦率地說，對于小型團隊來說，手動流程通常還湊合得過去。尤其是那些沒有明確規范的團隊。10人團隊或許不會把文件弄得一團糟，但50人呢？團隊越大，信息丟失或模糊不清的可能性就越高，整個開發流程也會隨之放緩。

9.你需要強制流程規范

簡單來說，Word 和 Excel中沒有工作流機制。因此，你無法通過它們來強制執行任何流程，比如評審或變更管理。對于小型團隊，這可能不算大問題。但當你需要對很多人負責時，缺乏流程控制，就很可能導致項目脫軌。

10.你需要自上而下的報告

雖然 Excel 在小規模報告方面表現出色，但并不適合匯總多個項目數據。而 Word 的自由文本根本無法生成有意義的報告！（更別提試圖整合 Word + Excel 來生成報告了。）你無法生成跨多個工作簿的狀態或進度報告，特別是當各個團隊的組織方式不同時。你既看不到效率指標、測試通過/失敗的數據，也無法掌握某些主題的開發進展，或是整體業務目標的趨勢。所有這些統計數據，都無法通過手動工具輕松自動化獲取。