“某街道辦事處3樓會議室由于會議室不能滿足日常會議需求，準(zhǔn)備建設(shè)一間具有先進(jìn)性、智能化、高效環(huán)保，具備日常會議、研討會、座談會、專題討論會、學(xué)術(shù)討論會、網(wǎng)絡(luò)會議、重要事項決定、討論分析、信息決策，工作報告等等。”

一、項目背景

"無紙化會議"最早是由聯(lián)合國非政府組織委員會于2003年提出，它用全電子模式運(yùn)作非政府機(jī)構(gòu)委員會，是努力提高委員會工作效率，改善工作方法的舉措之一。同年5月5日，聯(lián)合國總部的一號會議廳正式啟動"無紙化委員會"，每次為委員會會議節(jié)省紙張4至8萬份。2010年1月1日，聯(lián)合國對會議文件的使用、管理全面推行"無紙化"。

縱觀國際國內(nèi)較成熟的無紙化會議系統(tǒng)，從系統(tǒng)外觀來看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計算機(jī)技術(shù)、智能觸控、通訊技術(shù)、軟件技術(shù)、書寫技術(shù)等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導(dǎo)讀、會議記錄、會議室型號觸控切換等系列工作，無需分發(fā)大量的紙質(zhì)文件，使與會者真正告別了紙質(zhì)材料。

無紙化會議是一種全新的會議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，為辦會和參會人員提供極為實(shí)用的工作平臺。

二、方案描述

針對以上需求，圍繞政府內(nèi)部培訓(xùn)、本地會議，研討會議，座談會等需求而建設(shè)，滿足政府基本要求和個性化需求，包括研討、演講、講座、報告、播放投屏等功能。根據(jù)使用方需求，該會議室既要滿足培訓(xùn)和日常開會需求，也要滿足無紙化會議需要，所以為該會議室配備平板無紙化系統(tǒng)，會議時管理員通過開啟各個系統(tǒng)，可以將會議需要用到的圖像資料和PPT根據(jù)需要分別顯示出來，為參會者提供一個方便、快捷的現(xiàn)代化手段的平臺。

三、方案設(shè)計

訊維無紙化移動多媒體會議終端是適合于各種高端會議場合，以及重要的政務(wù)、商務(wù)、企事業(yè)單位和大型活動的會場實(shí)施應(yīng)用。該系統(tǒng)基于安卓平臺開發(fā)，移動式觸控會議終端軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化管理，支持無線網(wǎng)絡(luò)連接方式，方便快捷使用。系統(tǒng)中央節(jié)點(diǎn)采用千兆無線AP連接，支持網(wǎng)絡(luò)級聯(lián)擴(kuò)展全，終端采用無線通訊組網(wǎng)方式，對各種規(guī)格的會議廳以及臨時會場均具有良好的適應(yīng)性。

訊維無紙化移動多媒體會議終端可提供豐富的會議功能，協(xié)助會議主辦方對整個會議流程進(jìn)行高效便捷的控制，對會前準(zhǔn)備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務(wù)功能，保證會議正常、有序、安全地進(jìn)行。該系統(tǒng)配備MeetApp會議應(yīng)用，可支持常見的會議功能，充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中，可為參會人員提供絕佳的數(shù)字化辦公，體驗(yàn)文稿滑屏、拖動、縮放等特效，同時支持參會人員向在紙質(zhì)文件中批注一樣方便的會議模式，支持會議室中各種信號的互聯(lián)互通。所有的操作均通過一臺終端完成，簡化了紙質(zhì)文件的使用，極大推進(jìn)無紙化會議辦公水平的發(fā)展與進(jìn)步。

四、系統(tǒng)組成

無紙化會議室的搭建一般采用如下的軟硬件部署：

1、客戶端（平板端）：根據(jù)實(shí)際參會人數(shù)，部署對應(yīng)數(shù)量的控制平板+軟件，目前配置14套；

2、管理PC端：會議管理員使用，實(shí)現(xiàn)對會議的集中控制與管理；

3、服務(wù)器端（XUNWEI無紙化會議交互控制處理器）：承載數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)發(fā)，同步信號的處理，利用觸屏軌跡跟蹤和觸屏軌跡仿真技術(shù)；

4、流媒體服務(wù)器端；

5、無紙化會議交互投屏終端；

7、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)。

五、系統(tǒng)功能

會前準(zhǔn)備：1、編輯及設(shè)置會議基本信息；2、設(shè)置會議主題、主持人、會議時間等；3、設(shè)置會議權(quán)限等；4、添加、修改、刪除與會人員；5、支持導(dǎo)入導(dǎo)出與會人員；6、編輯參會人員信息；7、文件分發(fā)上傳會議文件；8、會議設(shè)置及管理會議投票；9、編輯會議投票標(biāo)題、選項、說明、類型；10、設(shè)置每個投票的權(quán)限；11、支持投票信息的導(dǎo)入和導(dǎo)出；12、首頁設(shè)置設(shè)置開機(jī)歡迎界面；13、自定義背景圖片；14、設(shè)置會議主題、座位、姓名、職務(wù)等信息的顯示方式（字型字號字的顏色及布局）；15、人名屏設(shè)置編輯外側(cè)屏的顯示內(nèi)容（只適用于雙面屏產(chǎn)品）；16、設(shè)置顯示內(nèi)容（會議名稱或單位、人名、職稱、職務(wù)）的字型字號字的顏色；17、設(shè)置背景圖片；18、上傳視頻文件；19、配置流媒體源。

會中功能：1、會議簽到參會人員簽到；2、一鍵觸摸，快速簽到，后臺自動記錄簽到狀態(tài)；3、簽到后，參會者可以觀看基本會議概況內(nèi)容；4、參會人員顯示參會人員的基本信息；5、以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名、單位、職位、簽到時間；6、支持與會者列表信息的導(dǎo)入導(dǎo)出；7、會議文件顯示并打開管理員分發(fā)的會議文件；8、支持各種辦公文件格式；9、同步現(xiàn)場支持打開文檔并同步共享演示文檔；10、支持打開并查看文檔；11、支持批注文檔并保存；12、支持共享演示文檔到其他終端；13、支持共享演示文檔到投影儀；14、會議記錄會議過程隨手筆記；15、支持導(dǎo)出到U盤；16、電子白板可在模擬白板上進(jìn)行手寫演示，使會議變得形象生動；17、支持鉛筆、直線、矩形、圓形、橢圓形、文本、圖片等工具；18、支持白板存檔、載入，支持將白板內(nèi)容同步到投影儀；19、交流提示支持與會者之間實(shí)時交流；20、網(wǎng)頁瀏覽瀏覽以太網(wǎng)；21、支持輸入HTTP地址瀏覽網(wǎng)頁；22、支持登陸辦公系統(tǒng)；23、個人資料可以導(dǎo)入本地私有文件；24、U盤等移動設(shè)備導(dǎo)入到本地終端；25、會議投票提供會議現(xiàn)場的投票表決功能；26、支持投票列表、投票說明描述；27、投票形式支持自定義（多選一，多選多）；28、投票結(jié)果自動統(tǒng)計、圖形化顯示；29、視頻服務(wù)播放視頻文件、直播源；30、支持播放服務(wù)器上的視頻文件；31、PC模式把無紙化終端作為普通PC電腦使用；32、主持功能主席機(jī)特有；33、支持對代表席功能的控制；34、茶水、紙、筆等服務(wù)呼叫。

會后歸檔：1、會議歸檔會議過程文件打包備案保存；2、可選需要保存的內(nèi)容；3、可保存為文件夾目錄。

隨著無紙化會議系統(tǒng)在企業(yè)、政府等領(lǐng)域的大面積應(yīng)用，分布式可視化系統(tǒng)可利用其獨(dú)特的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公會議應(yīng)用外的音視頻智能管控與交互應(yīng)用，使得整個會議系統(tǒng)全面進(jìn)入一個智能化、數(shù)字化的時代。

審核編輯 黃宇