數據歸檔軟件是數據存儲的重要組成部分，因為每個公司都需要以安全有效的方式存儲敏感的重要數據。

對于每天使用的數據，可以使用多種方法來實現，從云存儲到專用的本地網絡。但是，當需要存儲不再有效使用的數據以進行長期檢索時，會發生什么情況？這是使用數據歸檔軟件時的情況。

但是，這個簡單的定義隱藏了很多復雜性。對于許多組織而言，以高效，安全和可搜索的方式存儲數據可能是一個真正的挑戰。值得慶幸的是，這是歸檔軟件可以幫助完成的任務。最好的數據歸檔解決方案將為您提供一種有效且安全的長期存儲數據方式，還可以幫助確保遵守法規框架。

在本文中，我們將研究數據歸檔軟件的四個關鍵功能。

可搜尋性

任何歸檔軟件的核心都是能夠搜索已歸檔的數據。可搜索性是該軟件的關鍵功能，因為如果沒有強大的搜索界面，可能很難找到可能多年未使用過的文檔。

因此，大多數歸檔軟件會將元數據附加到已歸檔的每個數據中，并允許用戶搜索這些元數據。

通常，將在已歸檔文檔的描述中顯示的元數據片段為：

文件類型（例如PDF或電子郵件文件）。

數據源，可以在其中搜索結果。

文件的作者以及創建和存檔的日期，使用戶可以按時間順序進行搜索。

文件中的重要數據（例如財務數據），使用戶可以使用這些關鍵字搜索檔案。

優化

即使是今天最小的公司，也將產生相對大量的數據。歸檔此文件可能會很昂貴，因為公司將需要每隔幾年購買額外的存儲空間。

有兩種策略可以用來解決此問題，并且通常是一前一后地使用的。

一種是利用云計算，云計算的主要優點之一是降低了存儲大量數據的成本，并且減少了對昂貴的本地硬件進行投資的需求。第二個是歸檔軟件，可以與云存儲結合使用，以優化歸檔的硬件要求。

這就是研究公司Gartner所說的“整體存儲優化”。正如他們指出的那樣，具有此功能的存檔軟件使您可以“減少生產中的數據量并保持無縫的數據訪問”，這反過來又帶來了許多好處。它可以減少資本支出和運營支出，改善信息治理，降低風險，并改善對用于報告和分析的輔助數據的訪問。

自動化

盡管目前可以使用上述三個功能來定義高質量的數據歸檔軟件，但歸檔軟件仍在不斷開發中，并且定期發布新功能。這意味著在保留上述核心功能的同時，數據歸檔的未來可能會利用一些令人興奮的新技術。

目前，大多數備份和歸檔趨勢都集中在自動化上。人們相信，由AI和ML驅動的自動化系統可以幫助使數據存檔過程更快，甚至可以用于使元數據的生產自動化。此外，這些系統可用于加快證明數據檔案符合法規框架的過程。

靈活性

最后，與其他歸檔解決方案相比，歸檔軟件的主要優點之一是，該軟件使公司能夠歸檔各種不同類型的數據，并將歸檔寫入類似的各種存儲介質。

這在今天尤其重要，因為許多公司所做的大部分事情都發生在傳統上不被視為“文檔”的媒體中。當今市場上最好的存檔軟件將使組織可以存檔社交媒體帖子或客戶服務請求日志。

只要正確標記了這些數據并進行搜索，就可以使存檔軟件為您提供業務活動的真正整體存檔。

歸檔：效率和數據合規性

最終，數據存檔軟件為公司提供了一種強大而簡便的方法來存檔其數據，以進行長期存儲和檢索。通過為組織提供搜索功能，資源優化和存檔各種媒體的功能，存檔軟件可以極大地提高業務效率和法規遵從速度。
編輯：lyn